Het is maandag 8 mei. Rotterdam ontwaakt langzaam uit haar slaap; het is koud maar helder weer. Om wakker te worden fiets ik van station Blaak richting kantoor, sla een van de mooie Kralingse straatjes in en kom uit op een altijd drukke Kortekade. Het pand van Mentaris ligt op een hoekje waar je voorbij zou lopen als je niet oplet. Ik parkeer mijn fiets voor de deur en ga naar binnen; ik ben de eerste van mijn collega’s. Bij binnenkomst doe ik de lichten aan om sfeer te creëren.

“Binnenkomen voelt als thuiskomen”

Wanneer ik bezig ben met wat huishoudelijke taken, zie ik mijn collega aan komen fietsen. Ik loop naar de deur en doe voor haar open zodat ze haar sleutel niet hoeft te zoeken. ‘Goedemorgen! Heb je een goed weekend gehad?’ Tijdens het uitdoen van haar jas vertelt zij enthousiast over haar weekend. Een fijn gesprek, wat elke maandag plaatsvindt. Een warme kop thee mag hierbij niet ontbreken. Tijdens ons gesprek pak ik de laptop uit de kast om de binnengekomen mail na te kijken. De inbox staat vol met LinkedIn verzoeken en berichten, facturen, mails van kandidaten en antwoorden op werkopdrachten. Om overzicht te krijgen rangschik ik de mails en verdeel ik de verantwoordelijkheid hierover. Ik print de facturen uit en leg die op het bureau ter betaling.

“Mijn collega maakt de tafel klaar voor het projectoverleg; thee en water mogen niet ontbreken tijdens een intensief overleg”

Rond 9.00 uur komt Margot aangefietst vanaf haar huis en bij binnenkomst praten we bij. We hebben het over mijn gewonnen basketbalwedstrijd van afgelopen zaterdag. Dit onderwerp zorgt altijd voor leuke linkjes tussen mijn rol in het team en mijn rol op het werk. Ik verbaas me elke keer weer over hoeveel dit met elkaar te maken heeft. En hoe het elkaar beïnvloedt. We beginnen het overleg met de projectlijst op tafel. Alle projecten vergen aandacht. Vandaag bespreken we vooral de business- klanten en de intervisieprojecten. Als senior trainee heb ik de mailcomputer voor me op tafel, zodat we de e-mails die ik vooraf schreven heb, met werkopdrachten, offertes en (acquisitie)afspraken, direct aan de kandidaten en opdrachtgevers kunnen versturen. De vrijdag voor het overleg hebben mijn collega en ik deze e-mails al voorbereid. Margot pleegt op mijn advies belletjes tussendoor, om contact met kandidaten en opdrachtgevers te versnellen en nieuwe klanten binnen te halen. Als laatste komen we toe aan boekhoudkundige zaken, zoals binnengekomen betalingen. Deze week willen we graag een mailing versturen aan onze trouwste klanten. We verdelen tijdens het overleg de verantwoordelijkheden en bekijken hoe de rest van de week ingevuld gaat worden. Het overleg is intensief maar afgebakend; om 12 uur stoppen we om wat te eten.

“We bespreken elk project nauwkeurig; wat de stand van zaken is, waar de kandidaat behoefte aan zou kunnen hebben, welke actie er nodig is en welke communicatie er moet zijn met de opdrachtgever”

Ieder maakt zijn/haar eigen lunch klaar in ons keukentje. Mijn collega heeft net boodschappen gedaan voor ons allen, afgestemd op ieders wensen; voor haar is er speltbrood, voor mij is er geitenkaas en sla. We doen er alles aan om onszelf fit, gezond en verzadigd te voelen, zodat we de rest van de dag met energie tegemoet gaan. Uit het projectoverleg vloeien taken voort die we meteen kunnen beetpakken. Naast de verzonden mails en telefonische contactmomenten, zijn er altijd kansen die opgepakt moeten worden. Ik maak een aantal acquisitiemails en zet ze klaar in ons mailprogramma om te versturen. Ook bedenk ik een werkopdracht om die ene kandidaat nog een zetje in de goede richting te kunnen geven zodat ze goed voorbereid is op haar coachgesprek volgende week.

“Daarnaast maak ik een offerte voor een kandidaat die we gaan ondersteunen in Outplacement. Samen met Margot zet ik de puntjes op de i”

Om 13.00 uur komt een kandidaat, wat betekent dat we dit voor moeten bereiden. Mijn collega maakt de map compleet met alle mails, testuitslagen en de motivatiebrief die hij wil bespreken. Ik spreek met Margot nog de laatste stand van zaken door en adviseer haar wat ze ter tafel kan brengen tijdens het gesprek. We maken de tafel leeg en zetten een waterkan met glazen neer. Door de ruiten zien we onze kandidaat aan komen rijden, om te parkeren op onze parkeerplaats. Margot zwaait alvast om de kandidaat te verwelkomen, waarna hij blij terug zwaait. We doen de deur alvast open zodat hij zelf naar binnen kan komen. Ik zet alvast koffie. Bij binnenkomst stellen we onze klant gerust door over zijn naderende vakantie te praten. De klant ontspant zichtbaar. Als senior trainee zal ik, met goedkeuring van de klant, bij het gesprek blijven om mee te tikken in zijn CV en motivatiebrief. Er wordt dan meteen vastgelegd wat de klant wil aanpassen. Mijn collega gaat met pauze door een rondje te fietsen door het Kralingse bos. Het gesprek van 1,5 uur is intensief maar doelgericht. We komen tot een mooi CV en een sterke motivatiebrief die hij zal versturen voor een sollicitatie. We vragen hem aan het eind van het gesprek om ons op de hoogte te houden over het verloop van de sollicitatieprocedure. Om 14.30 uur stapt de klant tevreden en vol goede moed naar buiten en zwaaien we hem uit wanneer hij wegrijdt.

“Dan is het tijd voor mijn bilateraal, die we buiten de deur voeren, in het nabijgelegen café”

Onze collega heeft dan de ruimte om rustig te werken in het kantoor. Eens in de twee weken evalueren we waar ik sta, welke doelen ik nog wil behalen en halen we hier concrete acties uit. In de negende maand van mijn Traineeship heb ik vooral vragen die gaan over mijn leiderschap richting mijn collega en over mijn blik naar buiten. Een leuk en motiverend gesprek waar ik mee verder kan.

“Bij terugkomst bereid ik de coachingsgesprekken van de volgende dag voor; ik lees de ingestuurde werkopdrachten van de kandidaten en maak hierbij aantekeningen voor Margot”

Margot duikt achter de laptop. Maandag en dinsdag zijn altijd de dagen waarop zij de meeste tijd heeft om te mailen. We zetten dan ook de mails klaar die zij kan versturen. Mijn collega gaat aan de gang met de mailing; in een speciaal computerprogramma integreert zij pakkende teksten en afbeeldingen tot een mooi geheel. Margot wordt tijdens het mailen gebeld door de klant van eerder op de dag. Hij vertelt haar dat hij is uitgenodigd voor een gesprek en bedankt ons voor de goede voorbereiding. Margot vraagt hem ons verder op de hoogte te houden. Tijdens het telefoongesprek leg ik vast wat er besproken wordt, zodat we dit daarna aan de kandidaat terug kunnen geven per e-mail.

Om 17.45 uur is de werkdag voorbij. Mijn collega en ik fietsen samen naar station Blaak, via de mooie straten van Kralingen. Het is een feest om te mogen werken in deze bruisende stad. We zwaaien elkaar uit en wensen elkaar een fijne avond.